Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política explica cómo Prontto recoge, usa, comparte y protege los datos personales cuando usted visita prontto.co, usa el configurador de Prontto y sus aplicaciones, inicia un diseño a través de un asistente de inteligencia artificial, conecta un asistente o la API a su cuenta, adquiere un plan, se comunica con nosotros o contrata Prontto Studio, nuestro servicio de diseño. También cubre a los empleados, candidatos, proveedores y accionistas de PRONTTO S.A.S.

Se expide conforme a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias (Decreto 1377 de 2013, hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015). La aplicamos a todas las personas que usan Prontto, dondequiera que se encuentren.

En resumen:

• Dos sociedades son responsables de sus datos: PRONTTO LLC respecto de Prontto (el configurador, las cuentas, los planes, el sitio web, la API y el servidor MCP) y PRONTTO S.A.S. respecto de Prontto Studio y de sus propios empleados, proveedores y accionistas. La sección «Responsables del tratamiento» explica cuál aplica en cada caso.
• Recogemos lo que usted nos entrega (como los datos de su cuenta, espacios, medidas, fotografías y diseños), lo que genera su uso de Prontto (como datos del dispositivo y de uso) y lo que otros nos entregan sobre usted (como un profesional que lo incluye en una cotización).
• Los usamos para prestarle el servicio de Prontto, facturarle, darle soporte, mantener la seguridad, mejorar Prontto y desarrollar sus funciones de inteligencia artificial, incluido el entrenamiento de nuestros modelos, y, en los términos aquí descritos, para promocionar Prontto y medir nuestra publicidad.
• Nunca vendemos sus datos personales. Los compartimos con los proveedores que nos ayudan a operar Prontto, con las personas y empresas con las que usted decide trabajar y cuando la ley lo exige.
• PRONTTO LLC y muchos de nuestros proveedores se encuentran en los Estados Unidos, por lo que sus datos se tratan fuera de Colombia con las garantías descritas en «Transferencias y transmisiones internacionales».
• Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, preguntar qué uso les hemos dado y revocar su autorización escribiendo a legal@prontto.co. La sección «Cómo ejercer sus derechos» explica el procedimiento.

Cuando Prontto trata datos por cuenta de un profesional o una empresa que lo usa, como los datos de los propios clientes de esa empresa, es la empresa quien decide cómo se usan esos datos, según se explica en «Cuando tratamos datos por cuenta de nuestros clientes».

Dos sociedades son responsables del tratamiento de los datos personales descritos en esta política. Ambas pueden ser contactadas en legal@prontto.co.

PRONTTO LLC, con sede en Miami Lakes, Florida, Estados Unidos:

• Dirección: 7950 NW 155th Street, Suite 105, Miami Lakes, FL 33016
• Correo electrónico: legal@prontto.co
• Página web: https://www.prontto.co

PRONTTO LLC es responsable de los datos que se tratan en Prontto: el sitio web prontto.co y sus subdominios, el configurador y sus aplicaciones, las cuentas y los planes, los diseños iniciados con o sin cuenta, la API y el servidor MCP, la facturación de los planes y adicionales, el soporte, el mercadeo y la publicidad, y las grabaciones para mejorar el producto.

PRONTTO S.A.S., sociedad colombiana:

• N.I.T.: 901.473.141-8
• Dirección: Carrera 44 No. 88-40, Barranquilla, Colombia
• Correo electrónico: legal@prontto.co
• Teléfono: +57 301 770 5458

PRONTTO S.A.S. es responsable de los datos de los clientes de Prontto Studio y de sus proyectos, así como de los datos de sus propios empleados, candidatos, proveedores, contratistas y accionistas.

Cuál aplica. Si usted visita el sitio web, usa el configurador (con o sin cuenta, o insertado en el sitio web de una empresa) o conecta un asistente de inteligencia artificial o la API, el responsable es PRONTTO LLC. Si contrata Prontto Studio, PRONTTO S.A.S. es responsable de su proyecto de Studio, mientras que su cuenta de Prontto, si la tiene, sigue a cargo de PRONTTO LLC. Si usted trabaja para PRONTTO S.A.S., participa en uno de sus procesos de selección, es su proveedor o es su accionista, el responsable es PRONTTO S.A.S.

Las dos sociedades se comparten datos personales solo en la medida en que estas finalidades lo requieran, por ejemplo cuando un proyecto de Studio se elabora en el configurador, y cuando una de ellas realiza un trabajo para la otra actúa como su encargada del tratamiento. En esta política, «Prontto» y «nosotros» se refieren a la sociedad que sea responsable de los datos de que se trate.

Los siguientes términos tienen el significado que les dan la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: la persona o sociedad que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Encargado del tratamiento: la persona o sociedad que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, los datos relativos a la salud y a la vida sexual y los datos biométricos.
• Transferencia: el envío de datos personales a un receptor que es a su vez responsable del tratamiento, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: la comunicación de datos personales a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

Los datos que recogemos dependen de la forma en que usted usa Prontto.

Visitantes del sitio web. Información del dispositivo y del navegador, su dirección IP y la ubicación aproximada que se deriva de ella, las páginas que consulta, cómo llegó a nosotros (por ejemplo, desde un anuncio o una búsqueda) y las elecciones que hace en el aviso de cookies. Si diligencia un formulario o se suscribe a nuestras novedades, el nombre, el correo electrónico, el teléfono, la empresa y el mensaje que nos entrega.

Diseños iniciados sin cuenta. Usted puede iniciar un diseño sin cuenta, incluso desde un enlace o a través de nuestro servidor MCP público usado por un asistente de inteligencia artificial (como ChatGPT o Claude). Guardamos el espacio y la descripción que usted o el asistente ingresan, como el tipo de espacio, sus medidas, el estilo y sus preferencias, junto con identificadores técnicos de la sesión. Estos enlaces y solicitudes no están pensados para contener su nombre, su correo ni otros datos personales; si usted los incluye de todos modos, los protegemos conforme a esta política.

Titulares de una cuenta. Su nombre, correo electrónico, teléfono, empresa, cargo, país, idioma y foto de perfil, y los datos de su plan. Su contraseña la gestiona nuestro proveedor de autenticación: nunca la vemos ni la guardamos en forma legible. Si inicia sesión con Google o Microsoft, recibimos de ese proveedor su nombre, su correo y su foto de perfil.

Su contenido. Los espacios, medidas, diseños, fotografías, planos, documentos, logotipos e información de catálogo que usted carga o crea; sus instrucciones y mensajes al asistente; los renders y demás resultados; las cotizaciones, presentaciones y comentarios, y las personas con quienes comparte.

Pagos y facturación. Su nombre y dirección de facturación, su identificación tributaria (NIT o documento de identidad) y sus datos tributarios, los planes y adicionales que adquiere y su historial de pagos. Los pagos los gestionan procesadores de pago (como Stripe y, en Colombia, Wompi). Recibimos la confirmación de cada pago y datos limitados de la tarjeta, como la franquicia, los cuatro últimos dígitos y la fecha de vencimiento, pero nunca recibimos ni guardamos el número completo de la tarjeta.

Comunicaciones, soporte y llamadas agendadas. Los mensajes que nos envía por correo, chat o formulario; los datos de las llamadas que agenda en nuestra herramienta de programación (como su nombre, su correo, la hora y las respuestas que da al agendar), y las notas que tomamos de esas conversaciones.

Clientes de los profesionales. Cuando un profesional o una empresa usa Prontto para diseñar, cotizar o colaborar con sus propios clientes, puede incorporar los nombres, correos, teléfonos, direcciones y datos del proyecto de esos clientes, y estos pueden revisar, aprobar, firmar o pagar una cotización en Prontto.

Contactos generados por el configurador en el sitio web de una empresa. Cuando usted usa el configurador insertado en el sitio web de un cliente de los planes Empresas o Enterprise, los diseños y los datos de contacto que envía (como su nombre, correo, teléfono y mensaje) llegan a esa empresa.

Asistentes de inteligencia artificial, la API y el servidor MCP. Cuando usted conecta a su cuenta un asistente de inteligencia artificial o un cliente de la API, registramos la conexión, el cliente, las solicitudes que hace, las acciones que ejecuta y el contenido que envía y recibe. Las solicitudes a nuestro servidor MCP público se registran con datos técnicos como la hora, el cliente y los parámetros enviados.

Datos del dispositivo, de uso y registros. Dirección IP, tipo de dispositivo y de navegador, sistema operativo, idioma, las páginas y funciones que usa, las acciones que realiza en el configurador, marcas de tiempo, errores, datos de rendimiento y registros de seguridad.

Cookies y tecnologías similares. Consulte «Cookies, analítica y publicidad» más adelante y nuestra Política de Cookies.

Clientes de Prontto Studio. Los datos de contacto y de facturación del cliente y de su equipo, los materiales del proyecto que nos envían (planos, medidas, fotografías, información de productos y de marca), sus solicitudes, comentarios y aprobaciones, y los entregables que producimos.

Empleados, candidatos, proveedores y accionistas de PRONTTO S.A.S. Datos de identificación y de contacto; de los candidatos, su hoja de vida y las notas del proceso de selección; de los empleados, los datos necesarios para la relación laboral y para las obligaciones de nómina, seguridad social y tributarias, incluidos los datos bancarios y las afiliaciones a EPS, fondo de pensiones, fondo de cesantías, caja de compensación y ARL; de los proveedores y contratistas, los datos de su RUT, de su certificado de existencia y representación legal y de su certificación bancaria, y de los accionistas, los datos necesarios para el libro de registro de accionistas, las reuniones de la asamblea y los reportes legales.

Recogemos los datos directamente de usted, de forma automática mientras usa Prontto y de terceros: proveedores de inicio de sesión, procesadores de pago, el profesional o la empresa que lo incorpora a Prontto, los asistentes de inteligencia artificial que usted conecta, nuestros aliados de analítica y publicidad (por ejemplo, qué campaña lo trajo a nosotros) y fuentes públicas como los registros mercantiles.

Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades:

• Prestar el servicio del configurador y de los planes: crear y guardar diseños; mostrar catálogos y precios estimados; producir planos, presentaciones y renders; operar el asistente; permitir la colaboración en tiempo real, el uso compartido, las cotizaciones y el configurador en sitios web de empresas, y conectar asistentes de inteligencia artificial, la API y el servidor MCP.
• Gestionar cuentas y facturación: crear y proteger las cuentas; administrar planes, pruebas, renovaciones y créditos; procesar pagos y reembolsos; expedir facturas, incluida la factura electrónica de venta que exige la DIAN para los clientes en Colombia, y llevar los registros contables y tributarios.
• Dar soporte: atender preguntas, peticiones, quejas y reclamos, realizar las llamadas que usted agenda y enviarle mensajes del servicio, como comprobantes, alertas de seguridad y avisos de cambios en nuestros términos.
• Seguridad y prevención del fraude: autenticar a los usuarios; detectar y prevenir fraudes, abusos, mensajes no deseados e incidentes de seguridad; hacer cumplir nuestros Términos del Servicio, y proteger a nuestros usuarios y a Prontto.
• Analítica y mejora del producto: entender cómo se usa Prontto, medir su rendimiento, corregir errores, probar y desarrollar nuevas funciones y catálogos, y realizar las grabaciones para mejorar el producto que se describen más adelante.
• Funciones de inteligencia artificial, incluido el entrenamiento: operar las funciones de inteligencia artificial de Prontto y desarrollar, entrenar y mejorar sus modelos y funciones de inteligencia artificial, según se explica en «Inteligencia artificial y entrenamiento de modelos».
• Mercadeo: enviarle por correo o mensaje novedades, guías, ofertas e invitaciones sobre Prontto cuando usted haya aceptado recibirlas o, en los casos en que la ley lo permita, a clientes sobre servicios similares a los que usan. Todo correo de mercadeo incluye una forma de cancelar la suscripción, y usted puede oponerse en cualquier momento escribiendo a legal@prontto.co.
• Medición de la publicidad: medir qué anuncios y campañas atraen visitantes y registros, y mostrar anuncios pertinentes, mediante Google Analytics, Google Ads y Meta, conforme a las reglas de cookies descritas en «Cookies, analítica y publicidad».
• Cumplir obligaciones legales: atender las obligaciones tributarias, contables, comerciales y de protección al consumidor; responder los requerimientos de las autoridades competentes, y formular, ejercer o defender reclamaciones judiciales.
• Prontto Studio (PRONTTO S.A.S.): definir el alcance, producir, revisar y entregar los proyectos de Studio, gestionar la relación con el cliente y su facturación y, solo con autorización del cliente, mostrar los entregables en nuestro portafolio.
• Empleados, candidatos, proveedores y accionistas (PRONTTO S.A.S.): adelantar los procesos de selección; gestionar la relación laboral, la nómina, la seguridad social, la seguridad y salud en el trabajo y las obligaciones legales relacionadas; contratar y pagar a proveedores y contratistas y realizar la debida diligencia que exige la ley, y llevar el libro de registro de accionistas, convocar y celebrar las reuniones de la asamblea y reportar a autoridades como la DIAN y la Superintendencia de Sociedades.

No usaremos los datos personales para finalidades incompatibles con las anteriores sin informárselo previamente y, cuando la ley lo exija, obtener su autorización.

Las funciones de inteligencia artificial de Prontto, como el asistente e Instant Render, procesan el contenido que usted les entrega (su espacio, medidas, fotografías, diseños e instrucciones) para producir sus resultados. Algunas de estas funciones operan con modelos de proveedores externos de inteligencia artificial, que procesan ese contenido por cuenta nuestra para prestar la función.

Entrenamiento y mejora. Prontto puede usar el contenido, los diseños y los datos de uso generados en el Servicio para desarrollar, entrenar y mejorar sus modelos y funciones de inteligencia artificial, por ejemplo para que el asistente ubique mejor las piezas, interprete los espacios con más precisión o produzca renders más fieles. Cuando sea viable, primero desidentificamos o agregamos los datos, eliminando los nombres, los datos de contacto y la demás información que lo identifica. Las grabaciones para mejorar el producto no se usan para este fin.

Nunca publicamos sus diseños, ni los mostramos a otros usuarios como ejemplo, sin su autorización.

Un contrato Enterprise puede pactar reglas distintas sobre el uso del contenido del cliente para entrenamiento. Los datos que Prontto trata por cuenta de un profesional o una empresa solo se usan para entrenamiento en forma desidentificada o agregada, según se explica en «Cuando tratamos datos por cuenta de nuestros clientes».

Usted puede revocar su autorización para esta finalidad, como para cualquier otra, en la forma prevista en «Supresión de datos y revocatoria de la autorización». La revocatoria produce efectos hacia el futuro y no deshace los modelos ya entrenados.

prontto.co y sus subdominios, incluida la aplicación, usan cookies y tecnologías similares. Algunas son esenciales: mantienen su sesión abierta, recuerdan su idioma, protegen los formularios y permiten que el sitio y la aplicación funcionen, por lo que siempre están activas. Otras son de analítica y publicidad: Google Analytics (a través de Google Tag Manager), Google Ads y el píxel de Meta, que nos ayudan a entender cómo usan Prontto los visitantes y a medir nuestros anuncios. También usamos la analítica sin cookies de nuestro proveedor de alojamiento para contar las visitas a las páginas.

Cómo funciona el aviso de cookies:

• En el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido y Suiza, las cookies de analítica y de publicidad permanecen desactivadas hasta que usted las permita en el aviso de cookies. Mientras tanto, las etiquetas de Google solo envían señales limitadas sin cookies, y el píxel de Meta no se carga.
• En los demás lugares, las cookies de analítica y de publicidad funcionan desde su primera visita, y usted puede desactivarlas en cualquier momento eligiendo «Rechazar» en el aviso de cookies.
• Si su navegador envía la señal Global Privacy Control, las cookies de publicidad quedan desactivadas por defecto. La analítica sigue midiendo su visita, salvo que usted elija «Rechazar».
• Su elección se guarda en una cookie de prontto.co y se comparte con sus subdominios, como la aplicación, para no preguntarle de nuevo en cada uno. Se conserva hasta por 180 días.

También puede bloquear o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador; si elimina las cookies de prontto.co, el aviso le pedirá de nuevo su elección. Google y Meta tratan los datos que recogen sus etiquetas conforme a sus propias políticas de privacidad.

Nuestra Política de Cookies amplía esta información.

Cuando usted crea una cuenta de autoservicio, PRONTTO LLC graba dos partes breves de su uso de la aplicación Prontto: unos 20 segundos desde su primera visita a la aplicación y unos 20 segundos desde la primera vez que abre el configurador. La grabación registra clics, movimientos del puntero y táctiles, desplazamiento, la disposición y el texto que se muestran en pantalla, imágenes de baja resolución de la vista 3D y los cambios que usted hace en su diseño.

Lo que usted escribe en un campo se oculta en su dispositivo antes de enviar la grabación, por lo que nunca queda grabado.

No hacemos estas grabaciones si usted eligió «Rechazar» en nuestro aviso de cookies, o si usa Prontto desde el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza.

Usamos estas grabaciones únicamente para entender cómo se usa Prontto y mejorarlo. PRONTTO LLC las guarda en la infraestructura que usa para operar Prontto; solo el equipo de Prontto puede verlas; no se venden ni se comparten con terceros, y se eliminan automáticamente 30 días después de hechas.

Puede pedirnos en cualquier momento que eliminemos sus grabaciones escribiendo a legal@prontto.co o por cualquiera de los canales indicados en «Cómo ejercer sus derechos».

Los profesionales y las empresas usan Prontto para trabajar con sus propios clientes. En esos casos, Prontto trata los datos personales por cuenta de ellos, como encargado del tratamiento, y el profesional o la empresa es el responsable:

• Clientes de los profesionales: los datos que un profesional de un plan Pro, Empresas o Enterprise incorpora sobre sus clientes, y los que esos clientes ingresan al revisar, aprobar, firmar o pagar una cotización.
• Contactos del configurador insertado: los diseños y datos de contacto que los visitantes envían a través del configurador insertado en el sitio web de un cliente de los planes Empresas o Enterprise.
• Contenido de los espacios de trabajo: el contenido que los miembros de un equipo crean en un espacio de trabajo de los planes Empresas o Enterprise, que controla la organización titular del plan.

El profesional o la empresa decide para qué y cómo se usan esos datos. Como lo exigen nuestros Términos del Servicio, debe contar con la autorización u otra base legal que exija la ley e informar a sus clientes y visitantes. Tratamos esos datos únicamente para prestarle el Servicio al profesional o a la empresa y según sus instrucciones, los mantenemos confidenciales y seguros, no los usamos para nuestro propio mercadeo y solo los usamos para mejorar Prontto o entrenar modelos de inteligencia artificial en forma desidentificada o agregada.

Si usted es uno de esos clientes o visitantes y quiere ejercer sus derechos, diríjase primero al profesional o a la empresa. Si nos escribe, le trasladaremos su solicitud y le ayudaremos a responderla. Si usted crea su propia cuenta de Prontto, PRONTTO LLC es el responsable de los datos de su cuenta.

No vendemos datos personales. Solo los compartimos en los siguientes casos:

• Proveedores de servicios (encargados) que nos ayudan a operar Prontto, en condiciones que les exigen tratar los datos únicamente según nuestras instrucciones y protegerlos. Por categorías: alojamiento e infraestructura (servidores, distribución de contenido y almacenamiento de archivos); base de datos; autenticación e inicio de sesión; pagos; correo electrónico y mensajería; analítica y publicidad; proveedores de modelos de inteligencia artificial que operan partes del asistente y de Instant Render; programación de llamadas, y herramientas de soporte y productividad.
• El profesional o la empresa con quien usted trabaja. Cuando usa el configurador en el sitio web de una empresa, recibe o acepta una cotización o se une a un espacio de trabajo, los datos que envía llegan a ese profesional o empresa, que los usa conforme a su propia política de privacidad.
• Las personas que usted elige: aquellas con quienes comparte un diseño, a quienes invita a colaborar o a quienes envía un enlace.
• Fabricantes y dueños de catálogos, cuando usted lo pide. Si usted solicita una cotización, un contacto o un pedido a un fabricante o al dueño de un catálogo, le enviamos su solicitud y los datos que necesita para responderla.
• Entre PRONTTO LLC y PRONTTO S.A.S., según se explica en «Responsables del tratamiento».
• Aliados de publicidad. Google y Meta reciben datos a través de sus etiquetas según sus elecciones de cookies, y los tratan conforme a sus propias políticas.
• Exigencias legales: cuando la ley, una orden judicial o una autoridad competente lo exija, o cuando sea necesario para formular, ejercer o defender reclamaciones o proteger los derechos, la seguridad y los bienes de nuestros usuarios, de Prontto o de terceros.
• Operaciones empresariales: si Prontto participa en una fusión, adquisición, financiación, reorganización o venta de activos, los datos personales pueden pasar al adquirente o a la sociedad resultante, que deberá respetar esta política. Le informaremos si esto ocurre.

También podemos compartir información agregada o desidentificada que no identifica a nadie, como estadísticas de uso.

PRONTTO LLC se encuentra en los Estados Unidos, y muchos de nuestros proveedores están en los Estados Unidos y en otros países. Por eso, sus datos personales se transfieren o transmiten a países distintos de aquel en que usted reside, que pueden tener normas de protección de datos diferentes.

Respecto de los datos recogidos en Colombia, lo hacemos con los fundamentos que permiten el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias:

• La mayoría de estos destinos, incluidos los Estados Unidos, figuran en la lista de países que la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) considera con un nivel adecuado de protección.
• Cuando un destino no figura en esa lista, la transferencia es necesaria para ejecutar el contrato entre usted y Prontto, como la prestación del Servicio en el que se registró, o usted la ha autorizado de forma expresa al aceptar esta política.
• Las transmisiones a encargados en el exterior están amparadas por contratos de transmisión de datos o condiciones de tratamiento de datos con el contenido que exige el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto 1074 de 2015), que obligan al encargado a tratar los datos únicamente por cuenta nuestra, conforme a esta política, y a mantenerlos seguros.

Dondequiera que se traten sus datos, esta política los sigue protegiendo y usted conserva los mismos derechos.

Conservamos los datos personales solo mientras lo requieran las finalidades para las que se recogieron y, después, durante el tiempo que la ley exija o permita. En particular:

• Datos de la cuenta y contenido: mientras su cuenta esté abierta. Cuando la cierra, eliminamos o anonimizamos su contenido y los datos de su cuenta en un plazo razonable, salvo lo que debamos conservar por las razones indicadas abajo. Las copias de respaldo se eliminan a medida que vencen.
• Diseños iniciados sin cuenta: mientras se necesiten para que usted continúe y guarde el diseño. Los diseños que nunca se guardan en una cuenta se eliminan periódicamente.
• Facturación, facturas y registros contables: durante el plazo que exijan las normas tributarias y comerciales, que en Colombia es por regla general de diez (10) años.
• Grabaciones para mejorar el producto: se eliminan automáticamente 30 días después de hechas.
• Su elección de cookies: hasta 180 días. Las demás cookies: durante los plazos que indican la Política de Cookies y el aviso de cookies.
• Registros de seguridad y del sistema: durante un plazo limitado, y por más tiempo cuando se necesiten para investigar un incidente.
• Mercadeo: hasta que usted cancele la suscripción o nos pida no escribirle más. Desde entonces conservamos solo su correo en una lista de exclusión, para no volver a escribirle.
• Datos tratados por cuenta de un profesional o una empresa: según sus instrucciones y mientras su plan esté activo.
• Clientes de Prontto Studio, proveedores, contratistas y accionistas (PRONTTO S.A.S.): durante la relación comercial, contractual o societaria y diez (10) años más.
• Empleados (PRONTTO S.A.S.): durante la relación laboral y veinte (20) años más.
• Candidatos no vinculados (PRONTTO S.A.S.): durante el tiempo necesario para terminar el proceso de selección y, si lo autorizan, para tenerlos en cuenta en futuras vacantes.

En todos los casos, los datos pueden conservarse por más tiempo mientras se necesiten para cumplir una obligación legal, atender a una autoridad o defenderse en una reclamación.

Como titular, el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 le reconoce el derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluidos los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exige (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley, una vez haya agotado ante nosotros el trámite de consulta o reclamo.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, según se explica en «Supresión de datos y revocatoria de la autorización».
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que esta política tenga modificaciones sustanciales que motiven nuevas consultas.

Estos derechos pueden ejercerlos usted, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro.

Si usted se encuentra fuera de Colombia, tiene además los derechos que le reconozca su legislación local, como los derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad, oposición y limitación en la Unión Europea o el Reino Unido, o el derecho a excluirse de la publicidad dirigida en algunos estados de los Estados Unidos. Atendemos esas solicitudes por los mismos canales y con el mismo procedimiento, dentro de los plazos de su ley cuando sean más cortos.

No le daremos un trato distinto por ejercer sus derechos.

Usted puede presentar consultas, solicitudes y reclamos para conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos o revocar su autorización por cualquiera de los siguientes canales:

Puede dirigir su solicitud a PRONTTO LLC o a PRONTTO S.A.S. por cualquiera de estos canales; si corresponde a la otra sociedad, se la trasladaremos. Las solicitudes recibidas fuera del horario de atención se entienden recibidas el día hábil siguiente.

Su solicitud, por escrito en medio físico o electrónico, debe contener:

• los nombres y apellidos completos del titular y, cuando aplique, de su representante o apoderado;
• el tipo y número del documento de identidad del solicitante;
• la dirección electrónica o física donde recibirá la respuesta, y un número de teléfono;
• el objeto de la solicitud y las razones en que la fundamenta;
• copia del documento de identidad del titular y, cuando aplique, de su representante o apoderado;
• cuando aplique, el documento que acredite la representación;
• la firma del solicitante o del representante, cuando aplique.

Podemos pedir información adicional para verificar su identidad antes de responder. Cuando usted nos escribe desde el correo de su cuenta de Prontto sobre esa misma cuenta, podemos aceptar ese correo como prueba de su identidad.

Usted o sus causahabientes pueden consultar los datos personales que tenemos sobre usted. Responderemos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la consulta. Si no es posible responder en ese término, le informaremos antes de su vencimiento los motivos de la demora y la fecha en que atenderemos su consulta, que en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si usted o sus causahabientes consideran que la información contenida en nuestras bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierten el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de la Ley 1581 de 2012, pueden presentar un reclamo por los canales indicados.

• Si el reclamo resulta incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses desde ese requerimiento sin que usted presente la información solicitada, entenderemos que ha desistido del reclamo.
• Si no somos competentes para resolver el reclamo, lo trasladaremos a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se lo informaremos.
• Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del reclamo. La leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• Resolveremos el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Si no es posible hacerlo en ese término, le informaremos los motivos de la demora y la fecha en que lo resolveremos, que en ningún caso superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez agotado ante nosotros el trámite de consulta o reclamo, usted puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co).

Usted puede en cualquier momento solicitarnos la supresión de sus datos personales o revocar su autorización, total o parcialmente respecto de ciertas finalidades (por ejemplo, el mercadeo o el entrenamiento de inteligencia artificial), presentando un reclamo en la forma descrita.

No procederá la supresión ni la revocatoria cuando usted tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos, ni cuando:

• la supresión obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas;
• los datos sean necesarios para proteger sus intereses jurídicamente tutelados, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir una obligación legalmente adquirida por usted.

Si el tratamiento de los datos es necesario para prestar un servicio que usted usa, la supresión o la revocatoria puede impedirnos seguir prestándolo, y se lo informaremos. La revocatoria no afecta el tratamiento realizado antes de ella. Si no suprimimos los datos o no cesamos el tratamiento cuando corresponda, la SIC puede ordenarlo.

Solicitamos su autorización a más tardar al momento de recoger sus datos, y conservamos prueba de ella para que pueda consultarse posteriormente:

• Al crear una cuenta, usted acepta nuestros Términos del Servicio y esta política. Registramos la fecha, la hora, la versión aceptada y la cuenta.
• Al enviar un formulario, agendar una llamada o suscribirse a nuestras novedades, usted autoriza el tratamiento mediante el aviso incluido en ese formulario.
• Para las cookies de analítica y de publicidad, mediante el aviso de cookies, como se describió antes. Conservamos registro de su elección.
• Para Prontto Studio, proveedores, contratistas, empleados y candidatos, en el contrato, la orden de pedido o la autorización escrita que suscriben.

Conforme al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, la autorización puede otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que fue otorgada, como seguir usando el configurador después de haber sido informado de esta política.

No se requiere autorización respecto de la información de naturaleza pública, la requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, los casos de urgencia médica o sanitaria, el tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y los datos relacionados con el Registro Civil de las personas (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

Prontto y Prontto Studio no están dirigidos a menores de dieciocho (18) años, y no recogemos sus datos a sabiendas. Si advertimos que hemos recogido datos de un menor sin la autorización requerida, los eliminaremos.

Cuando el tratamiento de datos de niños, niñas o adolescentes sea inevitable, por ejemplo los hijos de un empleado de PRONTTO S.A.S. que son beneficiarios de la seguridad social, lo haremos solo en los términos del artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y del artículo 12 del Decreto 1377 de 2013: respondiendo y respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, con la autorización de su representante legal y teniendo en cuenta la opinión del menor según su madurez.

No solicitamos datos sensibles para usar Prontto, y le pedimos no incluirlos en sus diseños, archivos, instrucciones o mensajes. Las fotografías de los espacios no deben mostrar personas.

Si llegamos a necesitar datos sensibles, por ejemplo datos de salud de un empleado para las obligaciones de seguridad y salud en el trabajo, le informaremos cuáles datos son sensibles y para qué se usarán, que usted no está obligado a suministrarlos, y le pediremos su autorización expresa, como lo exigen el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. Ninguna actividad estará condicionada a que usted suministre datos sensibles.

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra su pérdida, acceso o uso no autorizado, adulteración y divulgación. Entre ellas: cifrado de los datos en tránsito, controles de acceso limitados a las personas que necesitan los datos para su trabajo, inicio de sesión gestionado por un proveedor especializado de autenticación, registros de actividad y de seguridad, copias de respaldo, la selección de proveedores con niveles de seguridad adecuados y obligaciones de confidencialidad para nuestro equipo y nuestros proveedores.

Ningún sistema es completamente seguro. Si un incidente de seguridad afecta sus datos personales, actuaremos para contenerlo, lo informaremos a la SIC como lo exige la ley y se lo comunicaremos cuando pueda afectarle. Proteja su contraseña y sus métodos de inicio de sesión, y avísenos de inmediato a legal@prontto.co si cree que su cuenta ha sido comprometida.

Podemos actualizar esta política cuando cambien Prontto, sus proveedores o la ley. La fecha que aparece al inicio de esta página indica desde cuándo rige la versión vigente.

Cuando un cambio sea sustancial, en particular si se refiere a la identidad del responsable o a las finalidades del tratamiento, publicaremos el nuevo texto en https://www.prontto.co con al menos diez (10) días hábiles de anticipación a su entrada en vigor y lo informaremos a los titulares de una cuenta por correo electrónico o en la aplicación. Si un cambio en las finalidades requiere una nueva autorización, la solicitaremos antes de aplicárselo. Los demás cambios rigen desde su publicación.

Esta política se expidió el 26 de enero de 2024, y la versión vigente rige desde el 10 de noviembre de 2026.

• 26 de enero de 2024: primera versión.
• 10 de noviembre de 2026: se agregó la sección Grabaciones para mejorar el producto.
• 10 de noviembre de 2026: actualización integral. La política cubre ahora el configurador de Prontto, sus planes, funciones de inteligencia artificial, API y servidor MCP; identifica a PRONTTO LLC y a PRONTTO S.A.S. como responsables e indica cuándo aplica cada una, y actualiza sus direcciones.

Las bases de datos a las que se refiere esta política estarán vigentes mientras lo requieran las finalidades aquí descritas.